Periodisk faktura
Hva er en periodisk faktura?
Periodiske faktura er en spesiell fakturatype i et enkelt fakturaprogram som automatisk oppretter og leverer fakturaer til abonnementsbaserte kunder med jevne mellomrom. Det er veldig nyttig for bedrifter som har månedlige/kvartalsvise/årlige abonnementer fordi det sparer tid og bidrar til å motta betalinger raskere.
Eksempel på periodisk faktura
Slik oppretter du periodiske fakturaer
Metode 1: Bruk vårt enkle fakturaprogram
- Registrer deg og start din gratis 30-dagers prøveperiode
- Konfigurer kontoen din
- Opprette periodiske fakturaer
-
Periodisk faktura: En grundig forklaring
Hva er en periodisk faktura?
En periodisk faktura brukes av en bedrift når en kunde bestiller de samme produktene eller tjenestene regelmessig, med de samme vilkårene og betingelsene. Selv om tidspunktet for transaksjonen kan variere, må det være konsistent og etter en bestemt periode.
En periodisk faktura kan sendes daglig, ukentlig, månedlig eller etter behov med en spesifikk periodisk frekvens. På den periodiske fakturaen forblir alt innhold som produkt eller tjeneste, kundeinformasjon og merverdiavgift (MVA) det samme fra periode til periode.
For effektivt å bruke modellen med periodiske fakturaer, må begge parter (leverandør og kunde) være enige om at det ikke vil være noen endring i handelsvilkårene. Hvis det er en endring i vilkårene, må de periodiske fakturaene oppdateres for å reflektere disse endringene.
Hovedformålet med å sende periodiske fakturaer er å effektivisere faktureringsprosessen samtidig som den administrative byrden på teamet som håndterer faktureringen reduseres.
La oss forklare med et eksempel. La oss si at ABC-selskapet tilbyr sikkerhetstjenester til en kommersiell bygning som er under bygging, til en avtalt pris på 15 000 kroner i måneden. Det er fordelaktig for ABC-selskapet å bruke en periodisk faktura, da vilkårene, som tjenester, priser og andre detaljer, mest sannsynlig vil forbli uendret. I tillegg er det mest sannsynlig behov for sikkerhetstjenester over en lengre periode.
Detaljert forklaring
Å utstede fakturaer virker som en ganske enkel administrativ prosess. Imidlertid kan en liten feil ha en betydelig innvirkning på den generelle forretningsprosessen. For bedre forretningseffektivitet er det alltid et behov for å redusere den totale tiden for disse behandlingsfunksjonene.
En periodisk faktura kan brukes når faste kunder i virksomheten bestiller de samme produktene eller tjenestene regelmessig, og innholdet i denne fakturaen er det samme som den forrige fakturaen. Det bør ikke være noen endringer i spesifikasjonen eller mengden av produkter, men som nevnt tidligere, hvis det er behov for det, kan den periodiske fakturaen også oppdateres for å reflektere eventuelle endringer.
Følgende er noen situasjoner der periodiske fakturaer kan være effektive:
-
Utleie av utstyr
Det er logisk å bruke en periodisk faktura i denne situasjonen, da utstyr vanligvis leies ut over en lengre periode og faktureres månedlig. Videre endres ikke faktureringsbeløpet ofte.
-
Månedlig kontrakt
I denne situasjonen, når varer eller tjenester leveres eller utføres hver måned, krever dette generelt ikke noen endring i mengden av varer eller tjenester. Bruk av periodiske fakturaer i denne situasjonen er fordelaktig, da det letter fakturerings- og regningsadministrasjon.
-
Medlemsavgift
Å bruke periodiske fakturaer for medlemsavgifter er praktisk, siden medlemsavgifter samles inn etter regelmessige intervaller.
-
Vedlikehold og sikkerhetstjenester
Generelt utføres vedlikehold med jevne mellomrom, og tilsvarende tilbys sikkerhetskontrakter for lengre, regelmessige perioder. Bruk av periodiske fakturaer i disse situasjonene er en solid plan, og dette vil føre til enklere faktureringsprosesser.
Hvis selskapet ditt er basert på en inntektsmodell, som et utleieselskap, et sikkerhetsselskap, medlemskap eller periodisk markedsføringsselskap, vil det være ideelt å bruke periodiske fakturaer.
Innholdet eller informasjonen som kreves for å sette opp den periodiske fakturaen er mer enn det du vanligvis trenger for en standard faktura. Et ekstra trinn er at du må sette faktureringsfrekvensen når du setter opp den periodiske fakturaen. Følgende innhold eller informasjon kreves for å sette opp den periodiske fakturaen:
- Kundens detaljer.
- Avtalte vilkår for pris, mengde og annet.
- Frekvens for fakturering, sendingsalternativer og annen relatert informasjon. I faktureringsprogramvaren kan du velge å sette alle de periodiske fakturaene til å bli sendt automatisk. Hvis godkjenning er nødvendig før sending, har faktureringsprogramvaren også muligheten til å tilrettelegge for dette. Dette betyr at du har muligheten til å velge å sende en periodisk faktura automatisk eller manuelt. I tillegg kan du også ha muligheten til å sette sesongfakturering.
Fordeler med å bruke periodiske fakturaer
Følgende er noen fordeler med å bruke en periodisk faktura:
- Administrativt arbeid som håndteres av faktureringsavdelingen reduseres betydelig, noe som betyr at tid spares og kostnader reduseres. Grunnen til dette er at faktureringsprogramvaren er satt til automatisk å sende og håndtere fakturaene.
- Rettidig fakturering bidrar til å sikre at den generelle faktureringsprosessen er riktig håndtert. Denne innsamlingen, på en rettidig basis, vil muliggjøre styring av kontantstrømmen og dermed bidra til den generelle likviditeten i virksomheten.
- Siden faktureringsprogramvaren er svært nøyaktig, reduseres risikoen for underfakturering.
- Siden innholdet i fakturaen replikeres av den forrige fakturaen automatisk ved bruk av faktureringsprogramvaren, vil det være færre feil når periodiske fakturaer produseres og sendes.
- Bruk av periodiske fakturaer kan også direkte påvirke forholdet du har med kundene og klientene dine. Dette er fordi ingen av partene trenger å bekymre seg for endring av priser og andre vilkår. Disse spesifikasjonene er allerede avtalt. Fakturaer sendes alltid rettidig, uten risiko for manglende fakturaer. Dermed dannes bedre forretningsforbindelser og relasjoner, noe som gir et godt profesjonelt inntrykk på kunden din.
- Med bruk av periodiske fakturaer kan rettidige og raske betalinger forventes fra kunden din. Fakturaer sendes på samme tidspunkt i hver periode, for eksempel den 1. i hver måned. Kunden vil bli vant til faktureringsperioden din, og dette vil gjøre dem mer sannsynlig å prioritere betaling av fakturaene dine. Siden kunden vil vite hvilke betalinger som forventes å bli gjort i hver periode, vil det være tilstrekkelig tid for kunden til å betale punktlig.
- Konsekvensen av å ha denne rettidige betalingen fra kunden, er at de periodiske fakturaene vil føre til en forbedring av kontantstrømstatusen i virksomheten din.
Ulemper med å bruke periodiske fakturaer
Følgende er noen ulemper relatert til periodiske fakturaer:
- Periodiske fakturaer varer ikke evig. Det er et sterkt behov for å holde kunden engasjert, ellers kan virksomheten miste all sin gjentakende inntekt. Det som ser ut til å være mer utfordrende, er å legge nær oppmerksomhet på kundelojalitet og kundeengasjement.
- Det kan være vanskelig for virksomheten å håndtere tilstrømningen av arbeid. Hvis virksomheten er liten og ikke i stand til å skalere, vil det bare være begrenset bruk av modellen med periodiske fakturaer.
- Å forberede modulen for periodiske fakturaer i faktureringsprogramvaren kan vise seg å være kostbart. En kostnadsnytteanalyse må utføres før man velger dette.
- Det kan være vanskelig å sikre overholdelse av periodiske fakturaer.
- Hvis en kunde bytter til en annen plan, må virksomheten kanskje legge til de nåværende faktureringsmodulene. Dette vil føre til ytterligere kostnader.
- Koordinering fra et høyere avdelingsnivå er nødvendig for å lykkes med modellen for periodiske fakturaer. Rettidig input er nødvendig fra salgsavdelingen og tekniske avdelinger som utfører tjenestene.
Tips for å håndtere en modell for periodiske fakturaer
Følgende tips kan være nyttige for å håndtere systemet med en periodisk faktura:
- Det må tas hensyn til å sikre at faktureringsfrekvensen er satt nøyaktig.
- Spesiell oppmerksomhet må tas for å holde seg oppdatert på MVA-satsen. Hvis det er endringer i MVA-satsen, bør systemet umiddelbart oppdateres for å sikre nøyaktig fakturering.
- Det er lurt å legge litt vekt på kundeengasjement og å opprettholde et godt forhold til kunden. Dette vil sikre at systemet med periodisk faktura vil være langvarig.
- Enhver endring i modellen for periodiske fakturaer må støttes av kontraktsmessig myndighet. Endringer i den gjentakende modellen må avstemmes med kontrakten.
Konklusjon
En bedrift bruker en periodisk faktura når det samme produktet eller tjenesten selges til og leveres til en kunde etter regelmessige intervaller. Dette systemet er ryggraden i abonnementsbaserte virksomheter. For å bruke en modell med periodiske fakturaer, må handelsvilkårene forbli faste. Hvis det er en endring, må dette reflekteres i regnskapssystemet.
Bedrifter som bruker modellen med periodiske fakturaer inkluderer, men er ikke begrenset til, utleie av utstyr, månedlige kontraktstjenester, medlemskap, vedlikehold, sikkerhetstjenester og andre.
Det er mange fordeler med å bruke periodiske fakturaer, som reduksjon i tid og kostnader for faktureringsavdelingen, forbedret kontantstrømstatus, forbedret forhold til kundene, effektiv betalingsinnkreving og en reduksjon i risikoen for underfakturering.
Imidlertid er det også bemerkelsesverdige utfordringer. Slike utfordringer er vanskeligheten med å håndtere en tilstrømning av tjenester, å sikre kundetilfredshet og engasjement, og også det faktum at en modul for periodiske fakturaer kan kreve høyere kostnader.
Det er visse tips for å håndtere en vellykket modell med periodiske fakturaer. Disse tipsene inkluderer å sette faktureringsfrekvensen på riktig måte, holde seg oppdatert på endringer i skattepolitikken, sikre kundetilfredshet og sikre at det finnes kontraktsmessig myndighet for eventuelle endringer i vilkårene for periodiske fakturaer.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke bedrifter bør bruke periodiske fakturaer?
Det er passende for selskaper som fakturerer kunder etter bestemte intervaller å bruke modellen med periodiske fakturaer. Hvis det er konsekvent pågående handel med kunder på de samme vilkårene og betingelsene, vil modellen med periodiske fakturaer være ideell å benytte.
Hvordan er automatisering relatert til periodiske fakturaer?
Den periodiske fakturaen er relatert til automatisering fordi fakturaer med de samme vilkårene sendes ut automatisk i hver periode til kunden. Dermed er det ikke nødvendig å oppdatere fakturainnholdet ofte.
Hvordan er kundetilfredshet relatert til periodiske fakturaer?
Siden fakturaer sendes ut rettidig, uten å gå glipp av datoen, gir det inntrykk av at du er en profesjonell og pålitelig tjenesteleverandør og forretningspartner. Dette fører til større kundetilfredshet og vil forbedre det langsiktige forretningsforholdet og samarbeidet du har med kunden din.
Er det utfordrende å håndtere en modell med periodiske fakturaer?
Det kan være utfordrende å håndtere en modell med periodiske fakturaer. Enkelte bedrifter er kanskje ikke i stand til å håndtere tilstrømningen av virksomhet som kommer fra modellen med periodiske fakturaer. I tillegg, siden forholdene stadig endrer seg, kan det være tøft å håndtere langsiktig kundetilfredshet og engasjement.
Andre typer fakturaer:
- Proformafaktura: Enkel forespørsel om betaling
- Kreditnota: Refundere en kunde