Proformafaktura

Proformafaktura: En Grundig forklaring

Forskjellen mellom en proformafaktura og en faktura

Den viktigste forskjellen mellom en proformafaktura og en standard faktura er at proformafakturaer inneholder estimater av fakta og tall. På den annen side inneholder fakturaer reelle og fastslåtte fakta og tall.

En annen forskjell mellom de to skjemaene er knyttet til tidspunktet de sendes til kunden. En proformafaktura utstedes til kunden før varer leveres eller tjenester utføres. På den annen side utstedes en faktura når varer allerede er sendt til kunden eller tjenestene er utført. Formålet med en proformafaktura er å justere forventningene mellom selger og kunde. I motsetning til dette er en faktura et juridisk dokument som kan brukes som bevis for salgstransaksjonen.

Både proforma og standard faktura er avtalt mellom selger og kjøper. I tillegg har proformafakturaer det samme innholdet som en standard faktura, som faktureringsinformasjon, logo, kontaktinformasjon og vilkår og betingelser. Det er imidlertid viktig å nevne at hver faktura må merkes tydelig som enten en proformafaktura eller faktura.

Fra et regnskapsperspektiv kan ikke proformafakturaer brukes som støttedokumentasjon for å føre transaksjoner. Dette betyr at regnskapssystemet ikke kan oppdateres basert på det som står på proformafakturaen. Årsaken til dette er at på datoen proformafakturaen utstedes, har ikke varer blitt levert ennå. Risiko og belønninger er ikke overført, og derfor tillater ikke regnskapsbestemmelsene at transaksjoner registreres. På den annen side, med en faktura, er risiko og belønninger overført ettersom varene allerede er sendt til kunden.

Pristilbud vs. proformafaktura

Et pristilbud forekommer på det innledende stadiet av transaksjonen eller avtalen. Formålet med pristilbudet er å kommunisere til den andre parten den intensjonelle prisen de ville være enige om å akseptere for varene eller tjenesten. På dette tidspunktet, ettersom dette bare er en forhandlingsfase, er det ingen gjensidig avtale mellom partene.

På den annen side er en proformafaktura en estimert regning som utstedes og baseres på avtalte vilkår mellom selger og kunde. Det er et element av gjensidig avtale mellom partene, og avtalen er avsluttet. Selgeren kan forvente betaling fra kunden ettersom proformafakturaen fungerer som et verktøy for å sikre at begge parter er på samme fot.

I situasjonen der en kunde skal foreta en forskuddsbetaling, øker betydningen av en proformafaktura eksponentielt. Proformafakturaen fungerer som grunnlag for å beregne forskuddsbetalingen.

Oppsummert ligger hovedforskjellen mellom et pristilbud og en proformafaktura i det faktum at med et pristilbud forventes ikke betaling ettersom det ikke er en avtale. Det er bare et trinn i tidlige forhandlinger. Imidlertid, med en proformafaktura, forventes betaling ettersom avtalen er avsluttet mellom selger og kunde.

Deretter vil detaljerte aspekter ved bruk av proformafaktura for forskuddsbetaling bli diskutert.

Proformafaktura for forskuddsbetaling

Under normale operasjoner utstedes en faktura av selgeren når betaling etterspørres. Når det gjelder forskuddsbetalinger, er det vanlig praksis for noen selgere å implementere retningslinjer for å håndtere slike betalinger. Normalt, når betalingen er mottatt, vil deretter varene bli sendt til kunden. I situasjonen med forskuddsbetalinger, siden varene ennå ikke er sendt, utstedes en estimert faktura i form av en proformafaktura for å gi partene en følelse av betalingsstørrelsen.

Siden proformafakturaer kan endres, kan det bety at kjøpesummen må justeres når en endelig faktura mottas. Hvis en kunde har foretatt en betaling på grunnlag av en proformafaktura og prisen er forskjellig fra den endelige fakturaen, vil det være nødvendig å føre justerende regnskapsoppføringer i regnskapssystemet.

For eksempel, hvis en forskuddsbetaling er gjort av kunden på grunnlag av en proformafaktura og den resulterende endelige fakturaen har et høyere beløp, betyr dette at kunden må opprette en forpliktelse for det ekstra beløpet og foreta den ekstra betalingen. Hvis prisen på den endelige fakturaen er lavere enn proformafakturaen, kan kunden forvente en refusjon fra selgeren.

Det er viktig å merke seg at proformafakturaer kan brukes for både lokal og internasjonal handel. Imidlertid er det en høyere frekvens av bruk av proformafaktura i internasjonal handel. Nå vil vi forklare hvordan proformafakturaer brukes for eksport.

Proformafaktura for eksport

Det er betydelige prosedyremessige formaliteter knyttet til eksportprosessen. De ligger i områdene havn, bank, frakt, toll, inspeksjoner og mange flere. På grunn av denne kompleksiteten kan det føre til at en utenlandsk kjøper har en viss forvirring om aspekter som transaksjonsvaluta, beskrivelse, produkter og andre.

Her kan proformafakturaen forenkle prosessen. Siden proformafakturaer utstedes med omfattende beskrivelser, gjør dette at selger og kjøper har den samme forståelsen. Disse beskrivelsene inkluderer navn på selger og kjøper, kjøperens referansenummer, forespørselsdato, kort produktbeskrivelse, produktpris, kubisk volum, pakningsdimensjoner, fraktvekt, leveringspunkt, handelsvolum, betalingsvilkår, salgsvilkår, avsendelses- og leveringshavn og transaksjonsvaluta.

Proformafakturaen som brukes i den kompliserte eksportvirksomheten bidrar til å klargjøre forventningene mellom selger og kjøper, slik at alle aspekter av transaksjonen kan planlegges og håndteres bedre.

Konklusjon

En proformafaktura utstedes før varer leveres til kunden. Den fungerer som et nyttig instrument for å hjelpe med å klargjøre vilkårene mellom kjøper og selger. Ettersom den inneholder estimerte fakta og tall, gir den begge parter en indikasjon på hva de kan forvente av transaksjonen. Et annet krav er at den må merkes tydelig at det er en proformafaktura. I tillegg, siden det ikke er et juridisk dokument, bør regnskapssystemet ikke oppdateres på grunnlag av proformafakturaen.

Proformafakturaer utstedes også for å samle inn forskuddsbetalinger. Dette er nyttig da det kan brukes til å estimere størrelsen på forskuddsbetalingen. Videre hjelper proformafakturaen med å definere vilkårene når den brukes i internasjonal handel.

Proformafakturaen skiller seg fra en normal faktura da en normal faktura inneholder faktiske opplysninger og brukes som støttedokumentasjon for å behandle regnskap og relaterte transaksjoner. I motsetning til en proformafaktura, utstedes en standard faktura etter at varer er sendt til kunden eller tjenestene er utført.

Vanlige spørsmål

Hva er de viktigste funksjonene til en proformafaktura?

Følgende er noen av de viktigste funksjonene til en proformafaktura:

• Det er en utmerket forhandlingsstrategi for internasjonal handel
• Det er et frivillig dokument, noe som betyr at det kanskje ikke er nødvendig for alle transaksjoner
• Disse fakturaene har gyldighet i en bestemt tidsperiode

Hva er de viktigste komponentene i en proformafaktura

Følgende er noen av de viktigste komponentene i en proformafaktura:

• Produktbeskrivelse inkludert kvalitetsmatrise
• Leveringsvilkår og -funksjoner
• Leveringsdetaljer
• Salgsvilkår
• Transaksjonsvaluta

Når sendes proformafakturaen til kundene?

En proformafaktura sendes til kunden så snart produktprisen er avtalt mellom kjøper og selger. I de fleste situasjoner sendes proformafakturaen for å sikre at begge parter har de samme intensjonene. Den kan også sendes når en forskuddsbetaling er forespurt for transaksjonen.

Andre typer fakturaer:

• Kreditnota: Refundere en kunde
• Periodisk faktura: Automatisk fakturering av en abonnerende kunde