Fakturaer: Alt du trenger å vite
- Hva er en faktura?
- Et fakturaeksempel
- Hva bør inkluderes i en faktura
- Typer fakturaer
- Verktøy for fakturering
Hva er en faktura?
En faktura er et offisielt dokument som et selskap sender til kunden når de selger produkter eller tjenester. Det indikerer hva nøyaktig og for hvor mye som ble solgt. Faktura brukes ofte som en forespørsel om betaling og inkluderer betalingsdetaljer. En god faktura må være presis og fri for unødvendige tillegg.
Et fakturaeksempel
Hva bør inkluderes i en faktura
Det er kravene til en standard, velformet faktura:
Obligatoriske fakturakrav
Dette er detaljene/seksjonene a riktig faktura bør ha:
- Overskrift – "Faktura": Fakturaoverskriften bør tydelig angi at det er en faktura, da det gjør det enkelt for kunden å vite hva de mottar og hvordan de skal håndtere det.
- Fakturanummer: Det hjelper med å spore fakturaen, samt holde dine økonomiske poster i orden.
- Fakturadato: Dette er datoen fakturaen ble opprettet og sendt.
- Beskrivelse av produkter eller tjenester som tilbys: Beskrivelsen bør være eksplisitt angitt og tydelig skrevet. Det bør også være så kort som mulig. Det er ikke behov for langtrukken tjeneste/produktdetaljering.
- Detaljer om mengder produkter: Fyll ut riktig mengde av alle leverte produkter.
- Enhetspriser: Spesifiser beløpene tydelig. For å minimere risikoen for forskjeller på grunn av avrunding, anbefales det at prisene avrundes til to desimaler for regnskapsformål.
- Detaljer om eventuelle rabatter gitt: Spesifiser den nøyaktige rabatten som gis og for hvilke produkter eller tjenester den tilbys.
- Delsumpris: Det er den totale mengden av alle tjenester eller varer som tilbys minus moms. Dette er også beløpet du legger MVA-satsene til.
- MVA-satsen/satsene som brukes: MVA varierer fra produkt til produkt. Sørg for at du er oppdatert med gjeldende MVA-satser.
- Det totale MVA-beløpet som belastes: Beregn den totale verdien av MVA-satsene og spesifiser den tydelig.
- Det totale fakturabeløpet: Dette er summen av alle produktene eller tjenestene som tilbys pluss momssatser. Dette er det endelige beløpet klienten skal betale. Kontroller at det er riktig for å unngå forsinket betaling.
- Firmanavn:Dette må være ditt korrekte registrerte firmanavn.
- Firmaets forretningsadresse: Dette er den offisielle adressen til firmaet ditt.
- Organisasjonsnummer: Eksempel: NO 098765432 MVA
- Foretaksregisteret: Ja / Nei
- Kundens firmanavn: Dette er klientens registrerte firmanavn.
- Kundens firmaadresse: Dette er selskapets registrerte adresse.
- Kundens organisasjonsnummer
- Valuta: Dette er et nødvendig tillegg til fakturaen for å sikre at det ikke oppstår økonomisk relaterte forvirringer.
Valgfrie fakturakrav
Disse delene eller detaljene kan legges til eller utelates, avhengig av hva du foretrekker:
- Forfallsdato: Dette er datoen den totale betalingen forfaller.
- Forsinkelsesgebyr: Dette er et tilleggsgebyr for situasjoner der kunden ikke betaler ved forfall.
- Betalingsdetaljer:Dette er bedriftens bankinformasjon eller andre betalingsalternativer du foretrekker. For eksempel banknavn, IBAN, SWIFT/BIC eller PayPal eller kontanter.
- E-postadresse: Dette er din offisielle e-postadresse.
- Telefonnummer: Dette skal være det offisielle telefonnummeret til bedriften din.
- Referansenummer for betaling: Dette er for sporing av betalingen.
- Kundenummer: Numrene som er tilordnet for å spore forretningsaktiviteter med kundene.
- Referanse: Navn Etternavn
- Klientens referanse: Navn Etternavn
Typer fakturaer
- Proformafaktura: Enkel forespørsel om betaling
- Kreditnota: Refundere en kunde
- Periodisk faktura: Automatisk fakturering av en abonnerende kunde
Verktøy for fakturering
- Enkelt fakturaprogram
- 38 gratis fakturamaler - Word, Excel, PDF, Google dokumenter/ark
- PDF faktura generator [Gratis]
Ytterligere faktureringstips:
Når du sender e-postmeldingen med fakturavarsel til en klient, anbefales det å legge til "takk" på slutten. Dette viser høflighet så vel som profesjonell vennlighet. Det er velkjent at å si "takk" kan gå langt, så å gjøre en praksis ut av å legge det til fakturaene dine vil definitivt hjelpe virksomheten din vekst.
Forsikre deg om at hver eneste detalj i fakturaen er riktig for å forhindre spørsmål fra kundene dine og unngåelig bry. Feil detaljering av dine tjenester eller produkter kan føre til forsinket betaling, frynsete forhold til kunder og generell hindring av virksomheten din.