- Hvordan lage en faktura (video)
- Hvordan lage en faktura med rabatter
- Hvordan lage en kopi av fakturaen
- Hvordan lage en faktura uten VAT
- Hvordan lage en faktura på engelsk, fransk og andre språk
- Hvordan lage en proformafaktura
- Hvordan sette en priskvote
- Hvordan endre innstillinger
- Hvordan lage egne og tilpassede fakturamaler
- Slik oppretter du gjentakende fakturaer
1. Hvordan lage en faktura
1.1 Gå til «Mine fakturaer» og velg «Legg til ny», du må fylle ut følgende skjema:
1.2 (Fakturanummer): Dette feltet genererer et fakturanummer, med mindre du ønsker å lage et selv.
1.3 (Fakturadato): Datoen du ønsker å sende ut fakturaen. Denne datoen er generert automatisk, med mindre du ønsker å sette en egen en.
1.4 (Forfallsdato): Datoen du ønsker å motta betalingen. Denne datoen er generert automatisk, med mindre du ønsker å sette opp en selv.
1.5 (Type): Hva slags type fakturaer skal du ha?
1.6 (Forsinkelsesgebyr): Hvis du ønsker å sende purringer til klientene når de har vært sene med betalinger, så kan du velge hvor stor prosenten skal være
1.7 (Referansenummer): Referansenummeret er et unikt nummer på en bestilling eller søknad, brukt for å angi og finne bestillingen
1.8 (Kommentarer i fakturaen): Hvis du har noen instruksjoner eller informasjon som du ønsker å inkludere i fakturaen, vennligst skriv det inn her.
1.9 (E-post tekst): Vårt faktura system tillater deg å sende dine fakturaer direkte fra vår nettside. Vennligst fyll ut dette feltet hvis du ønsker å inkludere tekst i e-posten.
Du må skrive inn klientdata manuelt hvis listen er tom.
1.10.1 (Klientens firmanavn): Din klients navn kan skrives inn her.
1.10.2 (Organisasjonsnr.): Firmaets registreringsnummer eller ditt personlige identifikasjonsnummer som vil bli vist i fakturaer (valgfritt)
1.10.3 (TAX nummer): Klientens kundenummer.
1.10.4 (Klientens firmaadresse): Adressen du ønsker å spesifisere i fakturaen.
1.10.5 (Klientens firmas postnummer): Postnummer (på engelsk: post code, postcode eller ZIP code) er en serie med nummer og/eller tall.
1.10.6 (Klientens e-post): Klientens e-post adresse, som e-posten vil bli sendt til.
Det er på tide å legge til produkter, mengde og priser på fyllingsklientens detaljer. Fyll produktinformasjon og trykk «Legg til»-knappen. Du kan legge til flere produkter.
1.11.1 (Vareliste): Denne delen viser produkter som du har valgt fra listen over forhåndsvalgte varer.
1.11.2 (Legg til varer): Her kan du endre produktnavnet og prisen. Det er også mulig å legge til antall for produktet som vil bli oppsummert i din faktura.
1.11.3 (Mine varer): Liste over alle varer. Klikk på varene for å legge dem til i fakturaen.
1.12 Trykk på «Lagre»-knappen når produktene er lagt til og fakturaen din er klar. Du kan laste den ned eller sende til dine klienter i PDF / XLS / Word / HTML-formater, redigere eller slette.
PDF faktura eksempel:
2. Hvordan lage en faktura med rabatter
2.1 Rabatt som gjelder for alle produkter og tjenester som er oppført i faktura, kan legges til som et normalt produkt, den eneste forskjellen at prisen skal være med negativ verdi. For eksempel «Navn»: «Generell rabatt», «Pris»: "-100".
2.2 Rabatter for spesifikt produkt eller tjeneste vil bli gjort dersom vi fyller ut rabattfeltet med spesifikk verdi. Også det er et alternativ å velge om vi ønsker direkte rabatt eller prosent av prisen.
2.3 Det er mulig å kombinere både generell rabatt og spesifikk rabatt:
Et eksempel på faktura med rabatt:
3. Hvordan lage en kopi av fakturaen
Noen fakturaer har lignende detaljer. I dette tilfellet er det mer behagelig å lage en fakturakopi og redigere nummeret eller produktene. Gå til «Min fakturaer», velg en faktura og trykk på «kopier»-ikonet. En ny kopi av faktura vises øverst på listen.
Du kan redigere faktura detaljer ved å klikke på «rediger»-ikonet.
4. Hvordan lage en faktura uten VAT
For å gjøre fakturaer uten moms må du sette MVA-verdi til «0» i innstillingene.
5. Hvordan lage en faktura på engelsk, fransk og andre språk
Vår programvare støtter et bredt spekter av land og språk. Du kan lage fakturaer i bestemt språk for spesifikke landskrav hvis du registrerer en konto på foretrukket språk.
6. Hvordan lage en proformafaktura
For å opprette proforma faktura må du velge faktura «Type» – Proformafaktura. Det kan gjøres under prosessen for utvikling av fakturering.
7. Hvordan sette en priskvote
Når du lager en ny faktura eller rediger eksisterende, må fakturatypen settes til «Pristilbud».
8. Hvordan endre innstillinger
Klikk på «Mine innstillinger» i venstre meny. Det er seks seksjoner: Brukerprofil, Mine firmadetaljer, Betalingsdetaljer, Innstillinger for e-post, Fakturainnstillinger, Maler.8.1 Brukerprofil:
Brukerprofilinnstillinger beholder brukerregistreringsdata som du kan endre når som helst. E-post vil bli brukt til varsler samt for fakturalevering.
8.2 Mine firmadetaljer:
- (Firmanavn): Firmanavn som du ønsker at skal vises i dine fakturaer. Eksempel: My AS.
- (Telefon): Fyll inn ditt telefonnummer og landskode. Eksempel: +1(877) 888 1234/+4798655768.
- (Addresse): Adressen du ønsker å spesifisere i fakturaen.
- (Postnummer): Postnummer (på engelsk: post code, postcode eller ZIP code) er en serie med nummer og/eller bokstaver
- (Organisasjonsnr.): Firmaets registreringsnummer eller ditt personlige identifikasjonsnummer som vil vises i fakturaene
8.3 Betalingsdetaljer:
- (Navn på bank): Navnet på din bank, nødvendig informasjon for å motta overføringer. Eksempel: DNB.
- (Kontonummer): Du kan velge å fylle inn ditt kontonummer eller IBAN konto(for europeiske land). Dette er nødvendig informasjon for at du skal kunne motta overføringer.
- (BIC): Dette feltet trengs for SWIFT eller BIC kode.
- (Bankens adresse): Adressen til banken din må være fylt inn for at du skal kunne motta overføringer. Den kommer også til å vises på fakturaene dine..
- (Alternativ betalingsmåte): Hvis du vil legge til en sekundær eller alternativ betalingsmetode i fakturaen din, vennligst fyll ut dette feltet. Eksempel: PayPal
- (Alternativ betalingskonto): Din sekundære eller alternative betalingsmetode ID. Eksempel: my@paypal.com
- (Alternativ betalingsmåte 2): Hvis du vil legge til en annen betalingsmetode, fyll ut dette feltet. Eksempel: Payoneer
- (Alternativ betalingskonto 2): Din alternative betalings ID. Eksempel: my@payoneer.com
- (IBAN 2): Fyll dette feltet, hvis du trenger å ha IBAN koder i fakturaen din.
- (TAX nummer): Klientens kundenummer.
- (MVA(%)): Bestem hvor mye din MVA skal være.
- (MVA er inkludert i prisen.): Denne funksjonen tillater deg å legge til MVA til priser eller å inkludere det i prisen..
- (Valuta): Velg hvilken valuta du skal fakturere kundene dine i.
- (Dato format): Datoformatet som brukes i landet ditt. Måned/Dag/År (12/24/2016) brukes i USA, og Dag/Måned/År (24/12/2016) brukes i de fleste europeiske land.
8.4 Innstillinger for e-post
- (E-post tekst): Vårt fakturasystem tillater deg å sende dine fakturaer direkte fra vår side. Vennligst fyll ut feltet hvis du ønsker å legge til tekst i e-posten.
- (Signatur i e-post): Vårt fakturasystem tillater deg å sende fakturaer direkte fra vår side. Fyll ut dette feltet hvis du ønsker å legge til alternative kontaktdetaljer, jobbtitler og/eller firmanavn i din e-post signatur.
8.5 Fakturainnstillinger
(Betalingsvilkår (dager)): Foretrukket betalingsperiode (tidsfrist) er dagens dato + antall dager du fyller inn..
(Forsinkelsesrente): Hvis du planlegger å sende purringer til klienter for sene betalinger, så kan du spesifisere hvor mange prosent purringen skal være på her.
(Måleenhet): Du kan spesifisere navnet på målingen i dette feltet. Den vil vises i kvantitetsfeltet i fakturaen. Eksempel: liter, varer osv..
(Desimalskilletegn): Du kan velge hvordan numre skal separeres i summen.
(Logo(.jpg, .png, .gif)): Klikk på «velg fil»-knappen for å gå velge og laste opp din firmalogo, som vil vises i dine fakturaer som en .jpg fil. Vær sikker på at filnavnet er i små bokstaver..
8.6 Maler
Du kan velge hvilken mal du vil ha for dine fakturaer. Det finnes 4 generelle formater: PDF (.pdf), HTML (.html), (.xls), Word (.dotx). Det er også mulig å gjøre endringer eller laste opp dine egne maler og bruke den.
9. Hvordan lage egne og tilpassede fakturamaler
For å tilpasse XLS/Word/PDF/HTML-fakturaen din må du laste ned en av de ferdige XLS/Word/PDF/HTML-malene fra listen nedenforDet er forskjellige blokkavsnitt som starter med «$ {» og slutter med «}»-symbolene. Vennligst ikke slett disse blokkene med mindre du ikke vil se informasjonen på fakturaene. Du kan flytte blokkene og legge til ytterligere informasjon du vil se på fakturaene dine. Hvis du trenger noen forklaringer, ta kontakt med vår kundestøtte, vi vil gjerne hjelpe deg.9.Legg til nye egendefinerte parametere
Etter at du har lagt til nye inntastingsfelter, kan du legge til nye parametre i fakturamal (unntatt produktmodul). Du må skrive inn fakturamal, på stedet der du vil legge til den nye parameteren, neste tekst: $ {navn på parameteren}. For eksempel $ {test}, der «test» er navnet på parameteren.
NB! Det er obligatorisk å bruke engelsk tastaturlayout for å skrive symboler $ {} eller bare kopiere det fra malen.
9.2. PDF/HTML:
1. Klikk på en av malene for å velge. Etter at du har klikket på koden, kommer du til å se under 1. seksjonen, endre den og trykk på «lagre»-knappen.
2. Rediger mal slik du ønsker og trykk «Lagre»-knappen. Din nåværende PDF-mal:
9.3. XLS/Word:
1. Velg og last ned en av malene.
3. Rediger nedlastet mal slik du ønsker og last opp den her i . xls format
10. Slik oppretter du gjentakende fakturaer
Med gjentakende fakturaer kan du fakturere de regelmessige kundene dine automatisk. Automatisk opprettede fakturaer vises i listen over vanlige fakturaer.
I fakturainnstillinger kan du angi 2 parametere for gjentakende fakturaer:
- Gjentakende fakturanummersuffiks: For eksempel, hvis du setter den « - A» så vil fremtidige gjentakende fakturanumre være «1 - A», «2 - A», ...
- Neste gjentakende fakturanummer: Neste gjentakende fakturanummer vil ha dette sifferet + prefikset
For å lage ny gjentakende faktura, gå til «Gjentakende fakturaer» og velg «Legg til ny». Du må fylle ut neste skjema:
Alle inndatafelt vil være de samme som for vanlig faktura, men det er få unntak:
- Det er ingen fakturanummer, utstedelsesdato og forfallsdato fordi denne informasjonen vil bli automatisk angitt i fremtiden.
- Frekvens: Hvor ofte trenger du å lage og sende dine gjentakende fakturaer?
- Første faktura: Datoen da den første fakturaen opprettes og sendes automatisk til kunden. Fremtidige fakturaer utstedes samme dag i måneden.
- Siste faktura: Datoen da den siste fakturaen opprettes og sendes til kunden. Du kan la det stå tomt.
Når de gjentakende fakturaene er klare, opprettes fakturaene automatisk i kontoen din og sendes til kundene dine. Fakturaene utstedes samme dag i måneden, slik du angir i «første faktura».